Mô tả công việc:

1. Quản lý và giám sát các mục tiêu, kế hoạch công việc, dự án nhằm đảm bảo bàn giao mục tiêu của Khối Procurement theo chiến lược Công ty

– Mục tiêu OGSM và Kế hoạch điều hành (Operarion Plan):

+ Chủ động theo dõi, giám sát, thực hiện và tổng hợp tiến độ, kết quả công việc và các vấn đề phát sinh trong việc triển khai, thực hiện mục tiêu OGSM và kế hoạch điều hành Operarion Plan (gọi tắt OP) thuộc Khối Procurement đảm bảo bàn giao mục tiêu theo yêu cầu

+ Trực tiếp dẫn dắt các công việc, hành động thuộc OGSM, kế hoạch điều hành Operarion Plan và các dự án được phân công cho đến khi đạt được kết quả hoàn thành theo mục tiêu yêu cầu

– Kế hoạch AOP:

+ Tham gia xây dựng kế hoạch ngân sách định kỳ thuộc Khối Procurement theo kế hoạch triển khai của Công ty

+ Phối hợp với Trưởng đơn vị, bộ phận thuộc Khối phân tích và tham mưu các nguyên nhân gốc rễ của GAP chi phí /doanh thu thực tế so với ngân sách của Khối vào mỗi cuối tháng

– Tiếp nhận, kiểm tra, kiểm soát chứng từ/ hồ sơ/ tài liệu trình ký

– Theo dõi, kiểm soát các văn bản ủy quyền, cơ chế ủy quyền

– Theo dõi, giám sát tính tuân thủ các chính sách, quy định, quy trình

2. Thực hiện các công việc hành chính văn thư theo đúng quy định, tiêu chuẩn của nhóm ASA (Assistant/ Secretary/ Admin) nhằm trợ giúp cho Cấp trên điều hành hoạt động của Khối Procurement bao gồm nhưng không giới hạn các nhiệm vụ sau đây và đảm bảo thực hiện tuân thủ các quy định có liên quan

– Theo dõi và xử lý kịp thời công văn đi, công văn đến, thư từ, bưu phẩm liên quan đến Khối Procurement, bao gồm: trình xem/ trình xin ý kiến, trình ký xác nhận, lưu hồ sơ, vận chuyển đi đến đúng địa chỉ, đối tượng đảm bảo tính kịp thời, nhanh chóng, bảo mật thông tin và tuân thủ quy định

– Soạn thảo văn bản: Thư điện tử, thông báo, công văn, tờ trình, báo cáo, tài liệu nội bộ, hoặc các văn bản khác khi được yêu cầu

– Đầu mối phụ trách, theo dõi, giám sát, báo cáo kết quả triển khai các Chương trình Nhân sự của Công ty mà Khối Procurement cần phải thực hiện

3. Tổ chức và quản lý các cuộc họp của Khối Procurement đảm đảm bảo đúng theo quy định liên quan đến qui tắc quản lý cuộc họp

Yêu cầu:

Tốt nghiệp Cao đẳng, Đại học các chuyên ngành Nhân sự/ Hành chính học/ Quản trị hành chính văn phòng/ Quản trị nhân lực hoặc chuyên ngành liên quan đến quản lý chất lượng

Thành thạo vi tính văn phòng (Excel, Word, Power Point, Visio)

Ưu tiên có kinh nghiệm làm việc và báo cáo trên phần mềm quản lý công việc

Tiếng Anh: Giao tiếp trôi chảy, kỹ năng đọc/ viết

Ít nhất 02 năm kinh nghiệm ở vị trí hành chính nhân sự

Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc tại các Công ty trực thuộc Tập đoàn