Giá trị thp mang lại

5 giá trị mà môi trường làm việc tại THP
+ Thành tích – Đam mê
• Thành tích của tôi được đánh giá công bằng và rõ ràng, không thiên vị
• Môi trường này tạo cơ hội để tôi thực hiện những gì tôi đam mê
+ Phát triển – Ảnh hưởng
• Tôi được tạo điều kiện để tôi phát triển
• Tôi thấy công việc của tôi đóng góp tạo giá trị cho Công ty & đồng đội của tôi thành công
+ Tư duy cải tiến – Sáng tạo
• Tôi được tạo điều kiện sáng tạo trong việc thực hiện công việc
• Công ty triển khai các chương trình mới mang giá trị đến cho nhân viên & khách hàng
+ Văn hóa làm việc – Xây dựng mối quan hệ
• Văn hóa làm việc giữa đồng nghiệp & cấp trên hành xử với nhau & với tôi theo giá trị Cốt lõi Công ty
• Tại môi trường làm việc với đồng nghiệp: cởi mở, hợp tác, quan tâm lẫn nhau
+ Lãnh đạo – Tôn trọng
• Sếp lắng nghe, thấu hiểu, hỗ trợ & dẫn dắt sự phát triển của tôi & đồng đội
• Công ty muốn lắng nghe để tạo điều kiện cho tôi hoàn thành công việc tốt hơn

Mô tả công việc

1. Quản lý mục tiêu

Chủ động thu thập thông tin, tổng hợp kế hoạch điều hành công việc (gọi chung là Operarion Plan – OP plan), bao gồm: OGSM của Khối CDD, các dự án, các công việc theo chức năng nhiệm vụ/ theo quy định giữa khối CDD và CEO, các hoạt động chung của công ty mà khối CDD cần triển khai thực hiện, đảm bảo OP plan luôn được cập nhật đầy đủ.

Ghi nhận những sự kiện quan trọng của khối/ công ty để đảm bảo:

• Các mục tiêu,cuộc họp, công việc quan trọng thuộc cấp công ty & khối CDD được ghi nhận đầy đủ trong lịch của cấp trên
• Nhắc nhở cấp trên đầy đủ các công việc quan trọng liên quan đến mục tiêu của công ty & các cuộc họp cần thiết

Sắp xếp lịch làm việc cho CEO theo nguyên tắc:

• Ưu tiên theo mục tiêu của công ty sau đó đến khối CDD
• Thông tin đầy đủ & chính xác các cuộc họp quan trọng phải được thông báo đến cấp trên trong vòng 2 giờ làm việc khi nhận được thông tin

Theo dõi công việc được giao thông qua:

• Danh mục công việc cần theo dõi được lập đầy đủ & chính xác theo yêu cầu của cấp trên
• Báo cáo  các công việc được giao  đầy đủ & đúng thời gian theo yêu cầu

2. Thực hiện các công việc hành chính văn thư tại văn phòng phụ trách:

Kiểm tra hồ sơ trình đến cấp trên đúng theo các quy định có liên quan, bao gồm:

• Đảm bảo nội dung trình bày hợp lý, hợp lệ & đúng với quy trình, quy định, đúng form mẫu. Trong trường hợp hồ sơ không hợp lệ, phản hồi chính xác, rõ ràng đến người có trách nhiệm cuối cùng trong vòng 24 giờ kể từ khi nhận chứng từ
• Đảm bảo đầy đủ hồ sơ ,chứng từ liên quan kèm theo
• Đưa các nhận định  cho cấp trên trong các tờ trình
• Tham mưu cho cấp trên trong những trường hợp được yêu cầu để cấp trên đưa ra quyết định chính xác

Sắp xếp, phân loại, lưu trữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu, chứng từ khối CDD  lưu tại văn phòng CEO theo đúng quy định liên quan, đúng tiêu chuẩn 5S:

• Những chứng từ cần thiết & quan trọng: đảm bảo lưu trữ khoa học dễ tìm kiếm truy xuất trong vòng 15 phút
• Các hồ sơ khác: không được thất lạc và phải được tìm thấy trong vòng ít nhất 01 giờ kể từ khi nhận được yêu cầu

Soạn thảo và gửi văn bản theo đúng các yêu cầu sau:

• Đầy đủ, chính xác, rõ ràng và không có 02 nghĩa gây sự nhầm lẫn
• Văn bản cả nội bộ và bên ngoài được gửi đến cấp trên trong vòng ít nhất 04 tiếng từ khi nhận được yêu cầu của cấp trên.
• Văn bản nội bộ được gửi ra cho các bộ phận liên quan trong vòng 8 giờ từ khi nhận được yêu cầu.
• Văn bản bên ngoài được gửi ra trong vòng 8 giờ sau khi hoàn thành thủ tục với phòng Pháp lý được yêu cầu từ cấp trên.
• Soạn email trong vòng 01 giờ kể từ khi nhận được yêu cầu.

3. Thực hiện các công việc hậu cần cho cấp trên theo yêu cầu

Sắp xếp và chuẩn bị hậu cần cho các chuyến công tác của cấp trên:

• Sắp xếp kế hoạch di chuyển cụ thể và rõ ràng, thuận tiện với chi phí hợp lý nhất.
• Xử lý được các tình huống phát sinh liên quan đến khối CDD khi cấp trên đi công tác để công việc trong văn phòng không bị ảnh hưởng
• Giải quyết các tình huống phát sinh trong chuyến công tác của cấp trên để không ảnh hưởng đến công việc của cấp trên
• Báo cáo công việc trong văn phòng khi cấp trên đi công tác. Trong một số trường hợp, có đề xuất hướng giải quyết cho cấp trên.

Quản lý mối quan hệ giữa khách hàng (bên trong và bên ngoài) và cấp trên để phục vụ mục tiêu công việc thông qua:

• Đảm bảo việc tiếp đón khách hàng tạo sự thân mật, chân thành & hài lòng khách hàng về sự tiếp đón.
• Đảm bảo việc tiếp khách cùng với cấp trên hoặc thay mặt cấp trên để gặp gỡ khách hàng đạt được theo mong đợi
• Đảm bảo ghi nhớ & nhắc nhở các sự kiện quan trọng đến cấp trên để đảm bảo cấp trên tham dự/thực hiện đầy đủ các công việc quan trọng

4. Tổ chức họp

Chuẩn bị hậu cần cho cuộc họp đạt được các yêu cầu sau:

• Sắp xếp thời gian của các cuộc họp của khối CDD theo thứ tự ưu tiên của cấp trên.
• Lấy được sự đồng thuận tham dự cuộc họp của đầy đủ các thành phần cần tham dự cuộc họp.
• Chuẩn bị đầy đủ các phương tiện máy móc, thiết bị,dụng cụ cần thiết cho cuộc họp.
• Chốt được thời gian của cuộc họp với các bộ phận liên quan & thông báo đến cấp trên trước 24 giờ diễn ra cuộc họp.

Chuẩn bi agenda cho cuộc họp:

• Tất cả các điểm cần thảo luận trong meeting được thể hiện trong agenda đầy đủ và theo thứ tự ưu tiên.
• Agenda được cấp trên đồng thuận và được thông báo đến các bộ phận để chuẩn bị trước ít nhất 1 ngày.

Đảm bảo biên bản cuộc họp được:

• Được gởi đến các bộ phận liên quan trong vòng 24 giờ sau khi cuộc họp kết thúc
• Thể hiện đầy đủ,chính xác & cụ thể các nội dung thảo luận chính trong cuộc họp

Theo dõi các công việc được giao trong cuộc họp và kết quả bàn giao thông qua:

• Đảm bảo các bộ phận liên quan tiến hành thực hiện các hành động thống nhất trong cuộc họp
• Theo dõi các công việc của các bộ phận liên quan được báo cáo đầy đủ chi tiết đến cấp trên

5. Xử lý các công việc được giao

Quản lý, theo dõi các dự án được giao liên quan đến khối CDD được giao để có kết quả cuối cùng:

• Lập bảng danh mục các công việc của từng dự án/chương trình được giao một cách chi tiết,cụ thể & rõ ràng
• Báo cáo tiến độ thực hiện đến cấp trên đúng thời gian theo yêu cầu & quy định

Tham gia, hỗ trợ điều phối dự án được giao thông qua:

• Lập bảng kế hoạch công việc của từng dự án/chương trình được giao một cách chi tiết, cụ thể
• Triển khai, điều phối công việc đến các thành viên đạt hiệu quả
• Thông báo đến cấp trên khi có thay đổi/có rủi ro không hoàn thành & đề xuất phương án thay thế
• Báo cáo tiến độ thực hiện đến cấp trên đúng thời gian theo yêu cầu & quy định

6. Báo cáo/ thực hiện các báo cáo theo yêu cầu cấp trên (Quản lý trực tiếp và Quản lý gián tiếp)

Thưc hiện các báo cáo định kỳ/báo cáo đột xuất khác theo yêu cầu của Quản lý trực tiếp và Quản lý gián tiếp

Đảm bảo thời gian tạo lập báo cáo đúng theo yêu cầu được thoản thuận

Phân tích kết quả thành tích của Khối/ kết quả kinh doanh để hỗ trợ cho các quyết định của Ban Lãnh đạo và đề xuất giải pháp:

• Lập danh sách các báo cáo kết quả
• Chủ động nhận diện rủi ro/ sự cố trong vận hành công việc hàng ngày tại khối CDD, báo cáo và đề xuất giải pháp xử lý theo hướng phát huy/ cải thiện đến cấp trên

7. Các nhiệm vụ khác

Các điều kiện cần có

1. Kiến thức & Năng lực chuyên môn

Tốt nghiệp đại học chuyên ngành ngoại ngữ, quản trị kinh doanh, luật, quản lý nhân sự

Thành thạo vi tính văn phòng

Tiếng Anh thành thạo

2. Kinh nghiệm

2 -3 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương

3. Kỹ năng khác

Kỹ năng quản lý dự án

Kỹ năng quản lý tài chính

Hợp tác và giải quyết vấn đề