Mô tả công việc:

– Quản lý và giám sát các mục tiêu, kế hoạch công việc, dự án nhằm đảm bảo bàn giao mục tiêu của Khối PMO theo chiến lược Công ty

1. Mục tiêu OGSM và Kế hoạch điều hành (Operarion Plan):

Chủ động theo dõi, giám sát, thực hiện và tổng hợp tiến độ, kết quả công việc và các vấn đề phát sinh trong việc triển khai, thực hiện mục tiêu OGSM và kế hoạch điều hành Operarion Plan (gọi tắt OP) thuộc Khối phát triển, đổi mới và đảm bảo chất lượng sản phẩm được điều hành bởi CPO.

Chủ động nhận diện, cảnh báo và tham mưu các giải pháp xử lý, khắc phục, hạn chế tối đa các rủi ro/ vấn đề phát sinh trễ hạn/không đạt (nếu có) trong quá trình thực hiện các dự án, công việc, hành động thuộc OGSM, Operarion Plan thuộc Khối PMO hoặc các dự án Công ty được triển khai đến Khối nhằm đảm bảo Cấp trên trực tiếp kịp thời ra quyết định một cách hiệu quả và đúng theo các quy định của Công ty.

Trực tiếp dẫn dắt các công việc, hành động thuộc OGSM, kế hoạch điều hành Operarion Plan và các dự án được phân công cho đến khi đạt được kết quả hoàn thành theo mục tiêu yêu cầu.

2. Kế hoạch ngân sách AOP:

Tham gia xây dựng kế hoạch ngân sách định kỳ thuộc Khối PMO theo kế hoạch triển khai của Công ty

Theo dõi và kiểm soát việc sử dụng ngân sách hoạt động định kỳ của Khối so với kế hoạch ngân sách được phép sử dụng.

Phối hợp với Trưởng đơn vị, bộ phận thuộc Khối phân tích và tham mưu các nguyên nhân gốc rễ của GAP chi phí /doanh thu thực tế so với ngân sách của Khối vào mỗi cuối tháng.

3. Tiếp nhận, kiểm tra, kiểm soát chứng từ/ hồ sơ/ tài liệu trình ký:

Tiếp nhận, kiểm tra, kiểm soát chứng từ/ hồ sơ/ tài liệu trình ký đến Giám đốc Dự án/ DCEO/ CEO và trình ký tiếp các cấp khác có liên quan đúng theo các quy trình, quy định Công ty, bao gồm nội dung, hình thức đảm bảo đầy đủ thông tin, đúng ủy quyền, đúng thẩm quyền, v.v…;

Thực hiện trình ký đúng thời gian quy định, phản hồi thông tin cho các bên liên quan khi có yêu cầu từ Cấp trên về việc điều chỉnh, bổ sung hồ sơ đảm bảo tính hiệu quả trong truyền đạt thông tin.

Trả chứng từ/ hồ sơ/ tài liệu đã được trình ký đến Cấp trên đảm bảo đúng thời gian quy định, đầy đủ, không thất lạc

Lập bảng thống kê, theo dõi tình trạng phê duyệt, xử lý chứng từ/ hồ sơ/ tài liệu, bao gồm các sự không phù hợp, thời gian xử lý chứng từ (cả online và bản cứng) đề xuất các hành động cải tiến để nâng cao hiệu quả xử lý chứng từ của Khối PMO

4. Theo dõi, kiểm soát các văn bản ủy quyền, cơ chế ủy quyền:

Theo dõi, kiểm soát các văn bản ủy quyền, cơ chế ủy quyền của Cấp trên trực tiếp (ủy quyền và được ủy quyền) đảm thực hiện đúng quy định, bao gồm thực hiện, hoàn thành thủ tục ủy quyền và cơ chế ủy quyền cho Cấp trên theo đúng chỉ dẫn

5. Theo dõi, giám sát tính tuân thủ các chính sách, quy định, quy trình

Là đầu mối trợ giúp Cấp trên triển khai thực hiện, theo dõi và giám sát tính tuân thủ các chính sách, quy định, quy trình của Công ty tại Khối PMO trong việc thực thi các mục tiêu OGSM, kế hoạch công việc OP, chỉ thị và các nhiệm vụ liên quan đến Khối PMO theo tiêu chuẩn ASA

6. Thực hiện các báo cáo định kỳ/ đột xuất/ khác thuộc Khối PMO

Theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở, kiểm soát thực hiện báo cáo công việc trên các phần mềm hệ thống, phần mềm quản lý công việc (Service Desk, Power BI, …)

Tổng hợp ý kiến, phân tích kết quả thành tích của Khối/ kết quả kinh doanh để hỗ trợ cho các quyết định của Cấp trên trực tiếp đảm bảo hiệu quả, kịp thời và đúng quy định Công ty

– Thực hiện các công việc hành chính văn thư theo đúng quy định, tiêu chuẩn của nhóm ASA (Assistant/ Secretary/ Admin) nhằm trợ giúp cho Cấp trên điều hành hoạt động của Khối PMO bao gồm nhưng không giới hạn các nhiệm vụ sau đây và đảm bảo thực hiện tuân thủ các quy định có liên quan

+ Theo dõi và xử lý kịp thời công văn đi, công văn đến, thư từ, bưu phẩm liên quan đến Khối PMO, bao gồm: trình xem/ trình xin ý kiến, trình ký xác nhận, lưu hồ sơ, vận chuyển đi đến đúng địa chỉ, đối tượng đảm bảo tính kịp thời, nhanh chóng, bảo mật thông tin và tuân thủ quy định

+ Văn thư, lưu trữ, kiểm soát, bảo quản hồ sơ, tài liệu, chứng từ (cả file mềm và file cứng)

+ Soạn thảo văn bản: Thư điện tử, thông báo, công văn, tờ trình, báo cáo, tài liệu nội bộ, hoặc các văn bản khác khi được yêu cầu.

+ Liên hệ, thay mặt đón tiếp, làm việc với khách hàng/đối tác dưới sự điều động hoặc ủy quyền của Cấp trên đảm bảo tác phong, hành xử chuyên nghiệp

– Tổ chức và quản lý các cuộc họp của Khối PMO đảm bảo đúng theo quy định liên quan đến qui tắc quản lý cuộc họp

Chủ động sắp xếp các lịch họp/ kế hoạch hội họp định kỳ và phát sinh một cách khoa học, theo đúng thứ tự ưu tiên. Đồng thời đảm bảo các kế hoạch/ các lịch này luôn được cập nhật phù hợp, kịp thời. Sắp xếp, theo dõi và nhắc lịch làm việc của Cấp trên

Tổ chức cuộc họp theo yêu cầu từ Cấp trên với các bên liên quan đảm bảo đúng, đủ đối tượng, tất cả các cuộc họp phải xác định trước đầu ra cuộc họp, agenda/ lịch trình cuộc họp, viết biên bản họp đảm bảo đầy đủ thông tin, rõ ràng, chính xác đảm bảo đúng theo quy định liên quan đến qui tắc quản lý cuộc họp

Theo dõi thực hiện các hành động đồng thuận theo biên bản họp, báo cáo kết quả thực hiện/ tiến độ thực hiện cho cấp trên định kỳ và khi được yêu cầu

Yêu cầu:

Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Ngữ Văn Anh/ Quản trị kinh doanh hoặc chuyên ngành liên quan

Thành thạo vi tính văn phòng (Excel, Word, Power Point, Visio, Outlook Mail System, Windows Explorer)

Ưu tiên có kinh nghiệm làm việc và báo cáo trên phần mềm quản lý công việc

Tiếng Anh: Kỹ năng nghe, nói, đọc/ viết tốt

Ít nhất 03 năm kinh nghiệm

Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong ngành quản lý dự án